Du bist gerade online mit deinem Coachingprogramm gestartet und hast ein Terminbuchungstool im Einsatz? Dann ist es zu 95% wahrscheinlich Calendly. Für die 5%, die ein anderes Tool benutzen, hier eine kurze Einführung:
Was ist Calendly?
Calendly ist ein kostenpflichtiges Terminbuchungstool, bietet aber auch eine kostenlose Variante an. Mit der kostenlosen Variante kommst du als Solo-Preneur:in, also wenn du keine großen Teams verwaltest, auch lange aus. Das zahlungspflichtige Abo liegt zwischen 8 – 16 USD/Monat.
Mit dem Tool legst du im virtuellen Kalender selbst fest, an welchen Tagen und zu welcher Uhrzeit du verfügbar bist. Diese Termine sind dann zur Buchung offen.
Zudem bietet Calendly auch Zusatzfunktionen wie Zahlungsmöglichkeiten. (Diese habe ich persönlich nie verwendet und habe dazu keine Erfahrungswerte.) So viel zur Einführung.
Warum ist Calendly nicht DSGVO-konform?
Da der Serverstandort von Calendly in den USA liegt und bei der Terminbuchung meist Name und E-Mail Adresse erhoben werden, welche als personenbezogene Daten gelten, ist es datenschutzrechtlich auch relevant. Das solltest du auf jeden Fall im Hinterkopf behalten.
Wie du Calendly dennoch möglichst datenschutzkonform einsetzen kannst, liest du zB. im Artikel von eRecht24.de.
Das bedeutet also nicht, dass du Calendly nicht weiterhin verwenden darfst. Ich bin selbst ein Fan von Tools aus den USA (wie ActiveCampaign fürs E-Mail Marketing oder ThriveCart als Zahlungsanbieter).
Meistens gibt es, wie im verlinkten Artikel beschrieben, einen Weg, wie du US-amerikanische Tools auf dem deutschen und österreichischen Markt sauber einsetzen kannst.
Falls du jedoch zur Fraktion „Lieber auf Nummer sicher gehen“ gehörst (was ich voll nachvollziehen kann) oder es dich einfach interessiert, hier eine DSGVO-konformen Alternative zu Calendly: TuCalendi.
Terminbuchungstool aus der EU – TuCalendi
TuCalendi* ist ein relativ junges Unternehmen mit Sitz in Spanien und hat mittlerweile über 90.000 Nutzer:innen (laut eigenen Angaben). Ich habe mir in einem Special Deal damals die Lifetime-Lizenz zu einem sehr günstigen Preis gesichert. TuCalendi bietet aber auch eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen an.
TuCalendi lässt sich ebenso wie Calendly direkt in die Website integrieren. In der kostenpflichtigen Version ist es auch möglich, Zahlungen per Stripe und Paypal zu erhalten.
Du kannst individualisierte Formularvorlagen für Bestätigungs-, Stornierung- und Erinnerung E-Mails erstellen und dein Konto mit der Kommunikationssoftware deiner Wahl verknüpfen.
Was sehr praktisch ist: Du kannst dem Buchungskalender einen Fragebogen vorschalten. Interessent:innen beantworten zuerst die Fragen, bevor sie einen Termin buchen können.
Die Antworten sind dann direkt in TuCalendi gespeichert und werden nicht so wie bei Calendly gleich in der Bestätigungsmail mitgeschickt. Dieser Punkt ist tatsächlich ein bisschen umständlich und wird hoffentlich zukünftig noch optimiert.
TuCalendi lässt sich mit anderen Kommunikationssoftwares wie Zoom, MS Teams, Google Meets verbinden. Nach der Terminbuchung bekommen Kund:innen dann eine automatisierte Bestätigungsmail mit dem Besprechungslink. Vor dem Termin wird nochmal eine automatisierte Erinnerungsmail ausgeschickt.
Demnächst werden ebenfalls Integrationen mit den gängigsten E-Mail Marketing Tools (ActiveCampaign, Mailchimp) möglich sein.
(Persönliches) Fazit
Ich nutze TuCalendi seit fast einem Jahr und bin durchaus zufrieden. Es bietet mir im Vergleich zu Calendly ebenfalls alle Funktionen, die ich persönlich benötige.
Besonders gefallen mir die vielen Möglichkeiten, individuelle Formulare (Bestätigung, Buchungsstornierung, Erinnerungsmails, Fragebögen,…) abgestimmt aufs eigene Branding zu erstellen. TuCalendi ist also eine solide, DSGVO-konforme Alternative zu Calendly.
Durch den kontinuierlichen Ausbau, dürfen wir gespannt sein, was für Features zukünftig noch kommen werden. Ein Plus für mich ist auf jeden Fall der günstige Lifetime Deal und der Serverstandort in der EU.
Wie ist das bei dir, achtest du auf die DSGVO-Konformität bei der Auswahl deiner Tools? Welches Buchungstool verwendest du persönlich bzw. kannst du empfehlen? Ich freue mich auf deine Nachricht! 🙂
Disclaimer: Alle Informationen sind mit bestem Wissen und Gewissen recherchiert, dies stellt jedoch keine rechtliche Beratung da und ersetzt diese auch nicht.
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